Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

Le service Mailcheer est édité par GAM Communication LLC (société à responsabilité limitée (Limited Liability Company) de droit américain, immatriculée dans l'État du Wyoming), 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, États-Unis. Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@gam-communication.com.

Mailcheer intervient sous deux casquettes distinctes au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :

• Responsable de traitement pour les données de nos clients (les personnes qui créent un compte Mailcheer) et des visiteurs du site — sections 2 et 4.
• Sous-traitant pour les données des abonnés de nos clients (les destinataires des emails que nos clients envoient) — le client est alors responsable de traitement — section 3. Une exception : pour protéger le service contre les abus, Mailcheer décide seul de ce traitement, et il en est alors le responsable.

2. Données de nos clients (titulaires d'un compte)

Données collectées

• Compte : nom, adresse email, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair), nom de l'organisation, et la trace de votre accord à l'engagement d'envoi (version acceptée, date, adresse IP, navigateur utilisé).
• Facturation : plan souscrit, historique des factures, adresse de facturation. Les données bancaires sont saisies directement auprès de Stripe ; Mailcheer n'y a jamais accès.
• Usage du service : campagnes créées, contenu des e-mails envoyés, volumes d'envoi, réponses données à l'inscription (votre site, comment vous nous avez connus, vos objectifs), historique des relectures, pauses et suspensions de votre espace, journaux techniques (adresse IP, navigateur, horodatage des connexions) nécessaires à la sécurité et au fonctionnement.
• Intégrations : les applications que vous autorisez à accéder à votre espace (laquelle, qui l'a autorisée, quand et avec quels droits) et les comptes HubSpot ou Pipedrive que vous y connectez. Le détail figure à la section 3.
• Échanges : messages que vous nous adressez (support).

Finalités et bases légales

• Fournir le service, gérer votre compte et vos envois — exécution du contrat.
• Facturer et tenir notre comptabilité — intérêt légitime : respecter les obligations fiscales de l'éditeur, soumis à la loi fiscale américaine, qui doit pouvoir justifier ses déclarations.
• Sécuriser le service, prévenir les abus et le spam, notamment par la relecture de sécurité de vos envois (section 5 et politique anti-abus) — intérêt légitime.
• Vous informer des évolutions du service (emails de service) — exécution du contrat ; toute communication commerciale n'est envoyée qu'avec votre accord, que vous pouvez retirer à tout moment.
• Savoir comment nos clients nous découvrent et quelles pages du site sont lues (section 4) — intérêt légitime.

Une décision automatisée. Si la relecture de sécurité relève un hameçonnage manifeste, elle suspend les envois de votre espace sans intervention humaine. Une personne de notre équipe examine ensuite chaque suspension, et une relecture automatique ne bannit jamais un compte. Vous pouvez obtenir qu'une personne réexamine la décision, présenter votre point de vue et la contester en écrivant à contact@mailcheer.com (politique anti-abus, section 5).

Durées de conservation

Nous nous engageons à conserver vos données au plus :

• Données de compte : pendant toute la durée de votre abonnement, puis 12 mois après la clôture du compte, avant suppression.
• Factures et pièces comptables : 7 ans à compter de la fin de l'année de la facture. L'éditeur relève de la loi fiscale américaine, qui permet de contrôler une déclaration déposée de bonne foi jusqu'à six ans après son dépôt. Au-delà, nous ne les gardons que si une loi fiscale applicable, un contrôle ou un litige en cours l'exige.
• Journaux techniques de connexion : 12 mois.
• Contenu de vos envois : 30 jours, puis effacement automatique. Pour une campagne, une seule copie est gardée, pas une par destinataire. Chaque consultation par notre équipe est enregistrée, et les codes de connexion contenus dans les e-mails sont masqués à la lecture.
• Espace suspendu ou banni : 5 ans après la dernière décision de suspension ou de bannissement, pour établir les faits en cas de litige (intérêt légitime). L'espace est ensuite supprimé, sauf si un litige, une procédure ou une demande d'une autorité est en cours : il est alors gardé jusqu'à leur fin. Pendant ce temps, il ne peut pas être supprimé depuis l'application, pas plus que le compte de son propriétaire. Le contenu de ses envois reste effacé au bout de 30 jours. Une suspension levée ferme le dossier : les durées ordinaires s'appliquent de nouveau.
• Adresse saisie sur la page d'inscription, notée dès qu'elle est valide, même si le compte n'est pas créé (avec la langue de la page, l'offre choisie et les dates de saisie) : 90 jours, pour savoir combien d'inscriptions s'arrêtent en chemin (intérêt légitime). Rien n'est envoyé à cette adresse tant que le compte n'est pas créé ; s'il l'est, la trace est seulement marquée comme aboutie. Elle est effacée au bout de 90 jours dans les deux cas, et avec le compte s'il est supprimé avant.

3. Données des abonnés de nos clients

Lorsque vous importez des contacts et envoyez des campagnes avec Mailcheer, vous êtes responsable de traitement de ces données, et Mailcheer agit comme sous-traitant (article 28 du RGPD), sur vos instructions. Une exception : la lutte contre les abus, que Mailcheer décide seul et dont il est responsable (section 1). Concrètement :

• Nous traitons les données de vos abonnés (adresse email, nom, champs personnalisés, statut d'abonnement, événements d'ouverture, de clic, de rebond et de désabonnement) uniquement pour exécuter vos envois, vous en restituer les statistiques et protéger le service contre les abus. Le contenu de vos envois, qui peut contenir certaines de ces données, est gardé 30 jours (section 2).
• En dehors de la lutte contre les abus décrite ci-dessus, nous ne les utilisons jamais pour notre propre compte, ne les vendons pas et ne les partageons pas, hors des prestataires techniques listés à la section 5.
• Vous garantissez disposer d'une base légale valable (en pratique, le consentement de vos abonnés ou une relation client existante) pour chaque contact importé. Voir nos conditions générales sur l'usage acceptable.
• Chaque campagne envoyée via Mailcheer contient un lien de désabonnement ; pour un e-mail envoyé par l'API, vous fournissez ce lien. Les désabonnements reçus par Mailcheer sont appliqués immédiatement et définitivement.
• Nous vous aidons à répondre aux demandes de vos abonnés (accès, rectification, effacement) grâce aux outils du service, et nous vous informons sans délai en cas de violation de données les concernant.
• À la clôture de votre compte, les données de vos abonnés sont supprimées dans un délai maximal de 90 jours, sauf obligation légale contraire.

Intégrations

Les fonctions suivantes traitent elles aussi des données de vos contacts, pour votre compte et sur vos instructions :

• Réponses reçues : si vous allumez la réception des réponses sur un domaine, les e-mails qui arrivent sur son sous-domaine de réponse (reply.votredomaine.com) sont reçus par Amazon Web Services en Irlande, puis gardés par Mailcheer : expéditeur, destinataires, objet, texte, pièces jointes, quelques en-têtes et le résultat des contrôles d'Amazon (authenticité, courrier indésirable, virus). Un message qu'Amazon signale comme porteur d'un virus n'est pas gardé. Les réponses sont lisibles par les membres de votre espace et gardées 30 jours au plus. Si l'un de vos webhooks suit l'arrivée des réponses, Mailcheer transmet chacune à votre logiciel, avec pour chaque pièce jointe un lien de téléchargement signé, valable 7 jours ; une copie de cet appel, contenu compris, reste dans le journal du webhook, visible dans votre espace, 30 jours au plus.
• Adresses de réception : ce qu'un de vos outils envoie à une adresse de réception (un formulaire rempli, une commande, un rendez-vous) est gardé 7 jours au plus, et seulement pour les 50 derniers envois de chaque adresse, afin de vous montrer les champs reçus et de rejouer votre réglage. Les fichiers joints ne sont pas gardés, seulement leur nom, et les textes trop longs sont coupés. La personne concernée n'entre dans votre liste que selon votre réglage : par défaut, elle reçoit un e-mail de confirmation et n'est inscrite qu'après avoir cliqué.
• HubSpot et Pipedrive : quand vous connectez votre compte, Mailcheer lit vos contacts selon vos réglages (adresse e-mail, prénom, nom, étiquettes, et ce que votre CRM dit de leur consentement) et les fait entrer dans votre liste. Par défaut, personne n'est tenu pour consentant : un contact dont votre CRM ne dit pas qu'il a consenti reçoit un e-mail de confirmation, ou n'est pas importé, selon votre choix. Si vous l'activez, Mailcheer inscrit aussi les désinscriptions dans votre CRM. Mailcheer garde les jetons d'accès de la connexion, chiffrés, et, pour chaque fiche importée, son identifiant dans le CRM et l'adresse qu'elle a fait entrer. La déconnexion efface les jetons et ces liens, et révoque l'accès chez l'éditeur quand aucun autre espace Mailcheer n'utilise le même compte ; les contacts déjà importés restent dans votre liste.
• Relais SMTP : un message remis au relais est traité exactement comme un e-mail envoyé par l'API, avec les mêmes contrôles et la même conservation de son contenu (section 2). Le journal des appels le note, accepté ou refusé, avec l'adresse IP du logiciel qui l'a remis, et le garde 12 mois au plus.
• Mode test : un e-mail envoyé avec une clé de test ne part pas. Mailcheer en garde, à l'écart de vos vrais envois, l'expéditeur, les destinataires, l'objet, les étiquettes et le résultat simulé, jamais le contenu, qui n'est pas non plus soumis à la relecture de sécurité. Ces traces sont gardées 30 jours au plus.
• Applications connectées : une application que vous autorisez à accéder à votre espace, par exemple un assistant d'intelligence artificielle, n'y fait que ce que permettent les droits que vous avez cochés. Mailcheer garde l'autorisation (quelle application, qui l'a donnée, quand, avec quels droits) et seulement l'empreinte de ses jetons : un jeton d'accès vaut une heure ; un jeton de rafraîchissement, quand l'application en demande un, vaut trente jours et il est remplacé à chaque usage. La personne qui a donné l'accès, ou un propriétaire ou un administrateur de l'espace, peut le retirer à tout moment depuis « Applications connectées » : l'autorisation et tous ses jetons cessent aussitôt de fonctionner. L'accès tombe aussi dès que la personne qui l'a donné quitte votre espace. Une autorisation retirée reste inscrite, comme les autres données de votre compte (section 2).

HubSpot, Pipedrive, les applications que vous connectez et les logiciels que vos webhooks préviennent sont vos outils, choisis par vous : ce ne sont pas des sous-traitants de Mailcheer. Ce que Mailcheer leur transmet, ou reçoit d'eux, l'est sur vos instructions, et ce qu'ils en font relève de vos contrats avec leurs éditeurs.

Un accord de traitement des données (DPA) formalisant ces engagements peut vous être fourni sur simple demande à contact@gam-communication.com.

4. Visiteurs du site : cookies, mesure d'audience, lettre d'information

Cette section concerne toute personne qui visite le site, cliente ou non.

Cookies et stockage dans le navigateur

Nous ne déposons aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. Les cookies du site sont strictement nécessaires au service que vous demandez, ou retiennent un choix que vous avez fait. Ils sont exemptés de consentement :

• Session : vous maintient connecté à votre espace pendant 30 jours, un délai prolongé à chaque jour d'utilisation.
• Langue : retient la langue que vous avez choisie pour le site.
• Offre choisie : retient pendant une heure l'offre choisie sur la page Tarifs, le temps d'arriver au paiement.

Votre navigateur garde aussi quelques éléments sur votre appareil : le thème clair ou sombre, la fermeture d'une fenêtre de présentation, l'adresse saisie pour débloquer la démonstration, qui préremplit ensuite l'inscription, et le brouillon écrit par l'outil de première newsletter, qui ne rejoint votre compte que si vous en créez un. Vous pouvez les effacer à tout moment depuis les réglages de votre navigateur.

Mesure d'audience

Sur les pages publiques du site et sur la page d'inscription, nous mesurons la fréquentation avec Umami, un outil que nous hébergeons nous-mêmes. Il ne dépose aucun cookie et ne produit que des statistiques de visite : pages vues, site de provenance, type de navigateur et d'appareil, pays. Votre espace client n'est pas mesuré. Base légale : notre intérêt légitime à savoir quelles pages sont lues.

Lettre d'information et démonstration

Si vous vous inscrivez à notre lettre d'information, ou si vous donnez votre adresse pour débloquer la démonstration, nous vous envoyons un e-mail de confirmation : vous n'êtes inscrit qu'après avoir cliqué sur son lien. Nous gardons votre adresse, ainsi que l'adresse IP et la date de votre confirmation, comme preuve de votre accord. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment par le lien présent dans chaque envoi ; votre adresse reste alors dans notre liste d'exclusion, pour que nous ne vous écrivions plus. Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

Outil de première newsletter

Si vous utilisez l'outil qui écrit une première newsletter à partir d'un site, l'adresse de ce site et le texte de ses pages publiques sont transmis à Anthropic (section 5) pour rédiger le brouillon. Nous n'enregistrons ni l'adresse du site ni le brouillon sur nos serveurs. Votre adresse IP ne sert, le temps de votre visite, qu'à limiter le nombre de demandes.

Liens de campagne publicitaire

Si vous arrivez sur le site par une publicité ou un lien de campagne, nous enregistrons avec votre inscription le nom de cette campagne et l'identifiant de clic de la régie, lus dans l'adresse de la page, pour savoir quelles publicités amènent des inscrits. Aucun cookie n'est déposé pour cela, et ces données ne sont pas transmises à la régie. Base légale : notre intérêt légitime.

5. Sous-traitants et localisation

Pour fonctionner, Mailcheer s'appuie sur un nombre limité de prestataires techniques, choisis pour leur conformité au RGPD :

• Hetzner Online GmbH — hébergement de l'application et de la base de données (serveurs en Europe).
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES) — acheminement des emails, et réception des réponses si vous l'allumez, depuis la région Irlande (eu-west-1).
• Stripe, LLC — traitement des paiements, aux États-Unis.
• Cloudflare, Inc. — réseau par lequel passent les visites du site et de l'application, ainsi que les liens de suivi de vos e-mails (ouvertures, clics, désinscriptions) : il voit donc l'adresse IP et le navigateur de ceux qui les utilisent. Il achemine aussi le courrier adressé à nos adresses en @mailcheer.com.
• Google (Google Workspace) — la messagerie de notre équipe, où sont reçus et gardés les e-mails que vous nous écrivez.
• Anthropic PBC — assistance à la rédaction (propositions d'objets, reformulation, correction, rédaction d'une première newsletter), lecture du ton d'un site et relecture de sécurité de vos envois, aux États-Unis. Ce prestataire reçoit trois choses :
  • Pour l'aide à la rédaction, le contenu que vous lui soumettez quand vous la demandez : le texte de vos campagnes et vos consignes.
  • Pour la relecture de sécurité, l'objet, l'expéditeur, le contenu et la destination des liens de vos messages, au premier envoi, à certains paliers de volume et pour chaque contenu nouveau tant que votre espace n'a pas d'historique d'envoi établi, puis sur une partie de vos campagnes.
  • Pour lire le ton d'un site, à la première étape de l'inscription ou dans l'outil public de première newsletter, le texte des pages publiques de ce site.

  Il ne reçoit jamais vos listes d'abonnés. Pour une campagne, le message relu est celui qu'aurait reçu un contact fictif. Pour un e-mail envoyé par l'API, les adresses e-mail, les noms, les codes et les suites de chiffres sont masqués avant la relecture. Les conditions commerciales d'Anthropic lui interdisent d'entraîner ses modèles sur le contenu de ses clients.

Vos données et celles de vos abonnés sont stockées dans l'Union européenne : la base de données en Allemagne, chez Hetzner, et le départ des e-mails en Irlande, chez Amazon Web Services. Quatre prestataires sont toutefois des sociétés américaines, qui traitent certaines données aux États-Unis : Anthropic, pour les trois usages décrits ci-dessus ; Stripe, pour le paiement ; Cloudflare, pour le passage des visites et des liens de suivi ; Google, pour notre messagerie. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées aux conditions de chacun de ces prestataires, et, pour Stripe, Cloudflare et Google, par leur adhésion au cadre de protection des données UE–États-Unis. Deux usages d'Anthropic dépendent de vous, l'assistance à la rédaction et la lecture du ton de votre site : si vous ne voulez pas que vos textes partent chez lui pour cela, n'utilisez pas ces fonctions, tout le reste du service fonctionne sans elles.

L'éditeur lui-même. Vos données restent stockées en Europe, chez Hetzner. Mais l'éditeur est une société américaine : lorsqu'il consulte ces données pour faire fonctionner le service et vous répondre, cet accès compte comme un transfert vers un pays situé hors de l'Union, au sens du chapitre V du RGPD. Cet accès, à lui seul, ne recopie aucune donnée aux États-Unis.

6. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS), hachage des mots de passe, cloisonnement des données entre comptes, accès restreint aux serveurs, sauvegardes régulières et journalisation des accès.

7. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, comme notre lettre d'information, vous pouvez le retirer à tout moment. Face à une décision automatisée (section 2), vous pouvez obtenir l'intervention d'une personne, présenter votre point de vue et contester la décision.

Pour les exercer, écrivez à contact@gam-communication.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si vous êtes abonné d'un de nos clients, adressez-vous d'abord à l'expéditeur de l'email ; nous l'assisterons dans le traitement de votre demande.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), www.cnil.fr, ou auprès de l'autorité de protection des données du pays où vous vivez : le règlement européen vous laisse ce choix.

8. Évolution de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour suivre l'évolution du service ou de la réglementation. La date en haut de page indique la dernière version ; toute modification substantielle vous sera notifiée par email.